Le bon de livraison
Le chauffeur rentre du chantier avec un bon de livraison signé. La secrétaire le tape dans le planning de la semaine.
Arrêter la ressaisie
Offre 1 · Sur mesure
Vos équipes recopient la même donnée dans trois outils.
Un bon de livraison arrive au quai. Quelqu’un le recopie dans Excel, puis dans la facture. Chaque recopie prend quelques minutes et crée une occasion d’erreur. On chronomètre d’abord sur vos documents, on convertit en heures par mois, et ensuite seulement on branche les outils.
Périmètre
Cette page ne concerne pas tout le monde.
- Si une seule personne saisit vos documents et qu’elle en traite moins de cent par mois, Excel suffit. Ne payez rien.
- Si vous voulez remplacer votre ERP par autre chose, ce n’est pas notre sujet. Nous ne touchons pas à votre comptabilité.
- Si vous cherchez un logiciel à installer vous-même sans que personne n’intervienne, vous trouverez moins cher ailleurs. Nous travaillons sur vos dossiers, pas sur un modèle de démonstration.
Cette page s’adresse à une entreprise qui a un process répétitif avec du volume, plusieurs outils qui ne se parlent pas, et un dirigeant qui décide vite.
Le terrain
Où la même information est tapée deux fois, dans une entreprise de 35 personnes.
Le devis
Le commercial envoie un devis depuis Teamleader. La comptable le ressaisit dans Sage pour établir la facture. Deux numéros de devis différents pour la même affaire.
La grille tarifaire
Un fournisseur envoie sa nouvelle grille tarifaire en PDF. Personne ne la rentre. Les prix de vente restent ceux de l’année dernière pendant quatre mois.
Trois personnes, trois outils, une seule vérité par document — et personne pour la vérifier. C’est le même schéma que sur le terrain, quand le bon de livraison signé sur le chantier doit être retapé au bureau, et que le planning et les tournées des équipes qui travaillent chez le client vivent dans un outil qui ne parle pas à la facturation.
Le calcul, chez vous
Quatre minutes par facture. Chronométrez les vôtres avant de nous appeler.
Nous n’annonçons aucune moyenne de marché. Les chiffres qui circulent sur le coût de la saisie manuelle viennent de pages d’éditeurs et ne sont vérifiables nulle part. Celui qui compte est le vôtre.
Trois factures chronométrées4 min / facture
Votre volume mensuel300 factures
Temps passé par mois20 h
Vous connaissez le coût horaire chargé de la personne qui encode. Le reste est une multiplication. Ce chiffre-là est le vôtre, et c’est lui qui décide si le projet vaut la peine.
Trois factures, un chronomètre, douze mois.
- Prenez trois factures fournisseurs au hasard.
- Chronométrez le temps entre l’ouverture du PDF et la dernière ligne encodée.
- Multipliez par votre nombre de factures du mois, puis par douze.
Si le résultat ne couvre pas le prix d’un projet en un an, nous vous le dirons avant de commencer — et nous ne le ferons pas.
Le principe
On ne remplace pas votre logiciel. On le branche.
Votre fiduciaire travaille sur un outil que vous ne changerez pas. Votre planning vit dans Excel depuis huit ans. Vos commandes arrivent dans une boîte Outlook que trois personnes lisent en copie.
On ne demande à personne de changer d’outil. On ajoute ce qui manque entre eux.
Concrètement : le PDF du fournisseur arrive, la machine propose le numéro de facture, la date, le montant et le code fournisseur, un humain valide, et la ligne part dans votre comptabilité. La saisie disparaît. Le contrôle reste.
Sous le capot
Les trois façons de relier deux outils, et ce que chacune ne sait pas faire.
La plupart des projets mélangent les trois. Personne ne vous dira laquelle suffit avant d’avoir vu vos documents.
01
Sortir un fichier d’un côté, le rentrer de l’autre
C’est la méthode la moins chère et la plus fragile. Elle tient si le volume est faible et si quelqu’un pense à lancer l’import. Elle casse le jour où cette personne est en congé.
02
Appeler le logiciel par son interface
C’est la méthode la plus solide quand elle existe : la donnée est écrite directement, sans passage par un fichier. Tous les logiciels n’ont pas cette porte, et certains la facturent à l’appel. Il faut la vérifier avant de promettre quoi que ce soit.
03
Lire le document lui-même
C’est la seule méthode possible quand le fournisseur n’envoie qu’un PDF ou une photo. Elle bute sur trois choses : un scan de travers, une écriture manuscrite, et une mise en page qui change tous les six mois. D’où la validation humaine.
La règle
Chez nous, un modèle de langue n’a pas le droit de produire un chiffre.
Un modèle de langue lit le document et propose les informations. Il ne les invente pas, et il ne calcule rien. Les montants, les totaux, les marges et les écarts viennent de la base de données ou du tableur, jamais du modèle.
Un chiffre inventé dans un outil de gestion fait prendre une décision de prix ou d’embauche sur du vide. Cette règle a un coût : certains documents restent à traiter à la main. On préfère vous le dire.
Les limites
Ce que ce travail ne règle pas.
Dit avant, pas après. C’est la partie qu’on ne lit jamais sur un site de prestataire, et c’est celle qui décide si un projet tient.
Il ne range pas vos données de base
Si le même client existe sous quatre orthographes dans quatre outils, l’automatisation recopiera quatre fois la même faute. Le nettoyage se fait avant, pas après.
Il ne rattrape pas un process qui change toutes les semaines
Si la règle bouge tous les mois, la machine passe son temps à être reprogrammée.
Il ne convainc personne à votre place
Un poste qui disparaît dans un service, ça se dit avant de commencer, pas après.
Il ne rend pas votre facturation conforme
On outille la partie technique. La conformité de votre facturation reste votre responsabilité et celle de votre comptable.
Le premier de ces points mérite un détour si vous facturez en France : l’échéance de septembre 2027 approche, et la réception est déjà obligatoire.
Le déroulé
Trois semaines, un processus, un prix annoncé avant de commencer.
Une journée chez vous
On regarde qui fait quoi, on chronomètre, on compte les allers-retours. Le soir, on vous dit combien d’heures partent par mois et sur quelle tâche.
Puis un seul processus
Celui qui coûte le plus d’heures. Trois semaines, un prix fixe annoncé avant de commencer. Vous nous devez deux heures la première semaine, puis une heure toutes les deux semaines. Si on a besoin de plus, c’est qu’on a mal cadré.
Cette façon de travailler vaut pour nos autres prestations aussi : voir ce qu’on fait, concrètement. Le déroulé complet, étape par étape, est décrit dans notre méthode.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent.
Combien coûte une heure de ressaisie dans une PME ?
Nous ne publions pas de moyenne de marché, parce que les chiffres qui circulent viennent de pages d’éditeurs. Le calcul se fait chez vous : chronométrez trois factures entre l’ouverture du PDF et la dernière ligne encodée, multipliez par votre volume mensuel, puis par le coût horaire chargé de la personne qui encode.
Faut-il changer de logiciel comptable pour arrêter la ressaisie ?
Non. Nous ne remplaçons pas votre logiciel comptable ni votre ERP. Nous les branchons sur ce qui n’y arrive pas aujourd’hui : les PDF de vos fournisseurs, les commandes reçues par e-mail, les bons de livraison papier.
Un modèle de langue peut-il encoder les factures à notre place ?
Il lit le document et propose les informations. Un humain valide. Et une règle ne bouge pas : les montants, les totaux et les marges viennent de la base de données, jamais du modèle.
Combien de temps prend un premier projet ?
Une journée d’observation chez vous, puis un seul processus en trois semaines, à prix fixe annoncé avant de commencer. Vous nous devez deux heures la première semaine, puis une heure toutes les deux semaines.
Qui n’est pas concerné par cette page ?
Une entreprise où une seule personne traite moins de cent documents par mois : Excel suffit. Et une entreprise qui cherche à remplacer son ERP : ce n’est pas notre sujet.
Parler de votre process
Appelez-nous avec un chiffre : combien de fois par semaine la même information est tapée deux fois chez vous ?
C’est la seule information dont nous avons besoin pour vous dire, en une conversation, si le sujet vaut un projet — et dans quel ordre l’attaquer. Sans engagement, et sans présentation commerciale.